Privacyverklaring

 

 

Algemeen

Dit is de privacyverklaring van de fotoclub Alphoto. Alphoto ontvangt van leden en aspirant-leden persoonsgegevens. In deze verklaring wordt aangegeven wat Alphoto met die gegevens doet, hoe die beheerd worden, en welke rechten de leden hebben dienaangaande. Dit reglement is opgesteld in overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Daarbinnen streeft Alphoto naar functionele openheid tussen de leden onderling, en afdoende bescherming naar derden.

 

Persoonsgegevens en doel van het gebruik

Alphoto vraagt aan zijn leden de volgende gegevens: naam, adres, postcode, woonplaats, e-mailadres, woonadres en telefoonnummer(s). Deze gegevens worden gebruikt door Alphoto ten behoeve van communicatie tussen bestuur en het lid en de leden, en tussen de leden onderling. Denk hierbij bij voorbeeld aan correspondentie rond het lidmaatschap en de contributie, uitnodiging voor de ledenvergadering, het verspreiden van de nieuwsbrief, het door leden ophalen van deelnemers aan Alphoto-activiteiten, persoonlijke aandacht voor zieke leden. Persoonsgegevens van leden worden uitsluitend van de leden zelf ontvangen.

Naast de eerdergenoemde persoonsgegevens wordt een portretfoto gevraagd ten behoeve van een “smoelenboek”; een lid is niet verplicht hieraan gehoor te geven. Ook wordt leden gevraagd informatie te delen over de beoefening van de fotografie; leden kiezen zelf welke gegevens zij willen delen met de andere leden; deze informatie is interessant voor de overige leden voor gezamenlijke activiteiten.

 

Alphoto verwerkt ook de gegevens van:

Personen die Alphoto om informatie of documentatie hebben verzocht

Personen met wie Alphoto een andere zakelijke of financiële relatie onderhoudt dan een lidmaatscha

 

Wijze van verwerking

De gegevens worden uitsluitend gebruikt voor verenigingsactiviteiten en om communicatie te faciliteren. In dit kader wordt een ledenlijst bijgehouden, alsmede een smoelenboek en een bestand met informatie over de beoefening van de fotografie. Deze overzichten zijn beschikbaar voor alle leden.

Foto’s, gemaakt door leden tijdens Alphoto-activiteiten kunnen worden gebruikt in de nieuwsbrief en op de website. Voor zover dit gebeurt op het openbare deel van de website, en er op de foto leden gemakkelijk te herkennen in beeld staan, wordt deze leden expliciet toestemming gevraagd, evenals de maker van de foto.

 

Bewaartermijn

De persoonsgegevens van een lid worden na beëindiging van het lidmaatschap uiterlijk na zes maanden verwijderd uit de actuele bestanden.

Verstrekking van persoonsgegevens aan derden

Alphoto verstrekt uitsluitend persoonsgegevens van leden aan derden in de volgende situaties:

-De namen van bestuursleden worden op de website gepubliceerd.

-Bij activiteiten met de Fotobond.

-Bij clubactiviteiten met andere partijen, voor zover nodig, en na toestemming door betrokkene.

-Indien dit nodig is voor de uitvoering van onze lidmaatschapsovereenkomst met een lid of om te voldoen aan een wettelijke verplichting.

 

Website en sociale media

De Alphoto-website heeft een openbaar deel en een deel dat alleen via een wachtwoord te bereiken is. Op het openbare deel worden alleen gegevens van de bestuursleden geplaatst. Andere persoonsgegevens worden door Alphoto alleen gepubliceerd op het openbare deel van de website na toestemming van betrokkenen. Leden kunnen zelf foto’s op een deel van de website publiceren; Alphoto controleert niet op persoonsgegevens die die foto’s bevatten.

 

Cookies.

Een cookie is een klein tekstbestand dat bij het eerste bezoek aan de website wordt opgeslagen op de computer, tablet of smartphone van de bezoeker. De website van Alphoto gebruikt alleen cookies voor geanonimiseerd tellen van het aantal bezoekers en de bezochte pagina’s. Hiermee kan Alphoto de website optimaliseren. Men kan zich afmelden voor cookies door de internetbrowser zo in te stellen dat deze geen cookies meer opslaat. Daarnaast kan ook alle informatie die eerder is opgeslagen via de instellingen van de browser verwijderd worden.

Alphoto heeft op Facebook enkele groepen gecreëerd. Leden kunnen zich daarbij aanmelden op vrijwillige basis. De daar toegevoegde gegevens vallen onder het privacy beleid van Facebook, niet van Alphoto.

 

Bescherming van de persoonsgegevens

Alphoto draagt zorg voor de nodige voorzieningen van fysieke, technische en organisatorische aard ter beveiliging van de Persoonsgegevens, die zijn opgeslagen via het secretariaat van Alphoto en op de website, tegen verlies of enige vorm van onrechtmatige verwerking. Deze zijn beschreven in het interne Privacybeleidsdocument.

 

Datalek

Er is sprake van een datalek, ofwel een inbreuk in verband met persoonsgegevens, als persoonsgegevens in handen vallen van Derden die geen toegang tot die gegevens zouden mogen hebben. Als een datalek wordt vastgesteld, worden de leden daarvan op de hoogte gesteld.

Dit wordt gemeld aan de Autoriteit Persoonsgegevens indien het waarschijnlijk is dat de inbreuk een hoog risico inhoudt voor de rechten en vrijheden van natuurlijke personen (artikel 33 AVG).

 

Rechten en plichten van leden

Nieuwe leden verklaren zich vooraf akkoord met deze privacyverklaring. Leden verbinden zich persoonlijke gegevens, die zij via Alphoto hebben gekregen, alsmede wachtwoorden voor de website, niet aan derden door te geven.

 

Elk lid of andere betrokkene heeft het recht om zijn/haar persoonsgegevens in te zien, te corrigeren of te verwijderen. Daarnaast bestaat het recht om de toestemming voor de gegevensverwerking in te trekken of bezwaar te maken tegen de verwerking van de persoonsgegevens door Alphoto en bestaat het recht op gegevensoverdraagbaarheid. Een dergelijk verzoek kan worden gericht aan de secretaris van Alphoto (de functionaris persoonsgegevensbescherming).

 

 

Document versie nr 1.1

 

Rechtermuisknop uitschakelen